Dos iniciativas efectivas de mejora continua para incrementar las Productividad en las organizaciones son, la manufactura esbelta y seis sigma, implementadas ya sea, de manera separada o combinada.
Estas metodologías, filosofías o iniciativas de mejora de procesos pueden aparentar conflicto entre ellas o al menos que se restan importancia una con respecto a la otra en las contribuciones que aportan, esta implementación de herramientas y filosofías pueden crear la ilusión de un conflicto de estrategias.
Existen varias similitudes y críticas generales entre todos los modelos de mejora continua, cada una de estas iniciativas y metodologías hacen algunas suposiciones similares ya que parten de que toman tal cual la configuración del producto o servicio para mejorar el proceso o sistema, así pues, se puede asumir lo siguiente:
- El diseño del producto o servicio es esencialmente correcto.
- El diseño del producto o servicio es el más económico.
- Las necesidades del cliente son satisfechas con el diseño.
- La actual configuración del producto cumple los requerimientos funcionales del mercado y el cliente.
- La estructura administrativa y organizacional apoya y nutre el cambio.
Las anteriores suposiciones pueden no ser válidas y requieren ser explorados.
Después de un extensivo refinamiento de los procesos o sistemas existentes, ya muchas metodologías inician revisando el diseño del producto o servicio. Sin embargo, cada una de las iniciativas revisa el diseño a través de su teoría y herramientas.
Dos técnicas que ayudan a conectar el diseño del producto o servicio con las necesidades del cliente son el Despliegue de la Función de Calidad (QFD) y la Administración del Valor, ambas consideran conjuntamente las finanzas, las operaciones, el diseño, el marketing, al cliente y a los proveedores para sistemáticamente explorar como el producto o servicio desempeña la función que el cliente necesita, como parte muy interesante en estas aplicaciones resulta ser el costo que puede ser asociado con la función, por ejemplo, cuando marketing y los clientes saben el costo de características específicas, se hacen elecciones informadas sobre la configuración del producto o servicio.
Los mayores obstáculos que afectan las metodologías de mejora continua, citan los siguientes:
- Direccionan la teoría administrativa como un problema secundario o terciario.
- No direccionan políticas, ya sean formales o informales.
- No direccionan como los administradores o gerentes son medidos y recompensados por la mejoras al proceso.
- No direccionan la teoría general de administración usada por la organización.
- No direccionan los valores de la organización.
En cualquier organización muchas actividades son dirigidas por políticas cuyo propósito ha sido perdido en el tiempo. Todo programa de cambio reta las maneras existentes de hacer las cosas. Esto exige preguntar para qué sirve una política en específico y si su propósito es todavía valido en el ambiente actual.
Una técnica para evaluar la teoría administrativa de una organización es buscar las suposiciones subyacentes que apoyan cada política. Un desafío a las suposiciones provee un punto de partida para determinar si la política actual apoya o no algo de valor.
Las teorías administrativas de W. Edwards Deming pueden ayudar a las organizaciones a desafiar las actuales prácticas administrativas y las suposiciones, pero no mediante el incremento de sugerencias de mejoras sino apuntando a una nueva manera de administrar. A través de esta línea de estudio, los líderes logran un mayor entendimiento de la manera en que ellos pueden influenciar el bienestar social y económico de sus organizaciones.
Por debajo de una teoría de administración está un sistema de valores organizacionales. ¿Es el propósito de la organización solamente incrementar la riqueza de los accionistas? ¿O la existencia de la organización es para beneficio de la sociedad, la nación o algún otro grupo? No hay que caer en la trampa de pensar que el único propósito de la organización es hacer dinero; el dinero, o las ganancias, son el resultado de una buena administración hacia la satisfacción de una necesidad organizacional. También, considerar que algunas organizaciones son creadas para no generar ganancias; los asuntos sobre teorías de administración y sobre éticas y valores organizacionales pueden ir más allá del alcance de esta investigación pero han sido mostrados para apuntar a otras áreas a considerar cuando se busca en los procesos o en los programas de sistemas de mejora.
Los líderes de cada uno de estos métodos dicen que pueden superar los inconvenientes mencionados ya que la implementación de sus metodologías muy particulares y enfoque en sus herramientas, métodos y teorías permiten una teoría de administración mejorada y una estrategia de negocio por emerger.
Todas las metodologías pueden funcionar acorde a su propósito, pero para obtener mejoras medibles sustanciosas hay que aplicarlas disciplinadamente; y el éxito radica en que la gente trabaja más duro al participar en algo nuevo y al esperar lo mejor de ellos. No obstante, la pregunta sobre cuál es la mejora metodología bajo cierta situación aún permanece, ¿Deberíamos adoptar un modelo de manufactura esbelta establecido después del sistema de producción Toyota (TPS)? Siendo Toyota uno de los mejores fabricantes en el mundo. O, ¿Utilizar un enfoque Seis Sigma? Después de todo, Jack Welch fue famosamente exitoso en la aplicación de Seis Sigma en General Electric, si usamos Seis Sigma, la lógica es que la organización será más exitosa. Como se ha mencionado, las metodologías funcionan cuando son aplicadas consistentemente a un largo plazo. Lo que resulta más importante es el liderazgo que alinea a la organización a una estrategia común y a un grupo de metas, creando una cultura de trabajo en equipo y mejora continua, para luego aplicar selectivamente las metodologías apropiadas. Siempre hay que considerar que algunas metodologías pueden no ser buenas como otras ante ciertas situaciones.
Para afrontar un conflicto de decisión al elegir entre los diferentes programas de mejoramiento para la organización, se recomienda usar un modelo de jerarquización de relaciones de causa y efecto.
Primeramente, hay que identificar la teoría primaria, es decir: ¿Cuál es el énfasis central del programa o metodología? Este énfasis central es regularmente descrito en pocas palabras o en una frase corta:
- Manufactura esbelta es reducción de desperdicio y
- Seis Sigma es reducción de variación.
Luego, hay que identificar la relación entre la teoría primaria y el enfoque primario de las herramientas y metodología. Esta relación indica como la teoría primaria se manifiesta por sí misma en resultados tangibles, esto puede ser llamado efecto primario. Se torna una relación del tipo “si/entonces”, como sigue:
- Para la manufactura esbelta: “Si nos enfocamos en la remoción de desperdicio, entonces el tiempo de flujo se mejorará”.
- Para Seis Sigma: “Si nos enfocamos en la reducción de variación, entonces tendremos una salida o resultado más uniforme del proceso”.
También hay que identificar los efectos secundarios. Los efectos secundarios pueden ser descritos usando los tipos de declaración “si/teoría” y “efectos primarios/resultados”. Mientras que la relación de la teoría primaria con los efectos primarios es usualmente uno-a-uno, los efectos secundarios son varios-a-muchos, de modo que:
- Para la manufactura esbelta: “El enfoque en el desperdicio y el tiempo de flujo nos lleva a tener menor variación, resultados uniformes y menor inventario”.
- Para Seis Sigma: “El enfoque en la reducción de variabilidad y lograr proceso uniformes nos lleva a tener menor desperdicio, menor tiempo del proceso y menor inventario”.
Cada metodología de mejora parece llevarnos hacia conceptos y herramientas comunes, sin embargo, las diferentes metodologías nos inician el camino hacia la mejora desde diferentes perspectivas.
La selección de un proceso de una metodología de mejora depende de la cultura de la organización. Si muchos programas populares parecen terminar en el mismo lugar atacando los mismos problemas después de aplicarse por años, entonces ahora veremos el factor de la velocidad de implementación en la organización:
- Si la organización valora los cambios visuales y justo ahora, entonces la manufactura esbelta puede ser el camino por seguir.
- Si la organización valora los estudios analíticos y la relación de los datos, las gráficas y el análisis, entonces Seis Sigma es un programa perfecto para llevarlo a cabo.
Más y más organizaciones tratan de determinar cuál método funcionará mejor y se acomodará mejor en su cultura. Cuando se está trabajando a través de aparentes reclamos de conflicto sobe el desempeño de los programas de mejora, el consejo es concentrarse en los efectos primarios y secundarios de sus filosofías. Una vez que los valores de un programa específico de mejora son identificados, la comparación de esos valores con los de la organización puede ayudar a tomar una decisión más fácil sobre el método, si el caso no es obvio.
Nunca parar de aprender, cada metodología de mejora contribuye con aspectos valiosos para la organización, como conceptos, ideas y técnicas. El reto es usar cualquiera de las fuerzas que la metodología posee para ayudar en el mejoramiento de la organización.
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