Diseñar un nuevo, propio y mejorado Sistema de Medición de Desempeño puede no ser mucho trabajo invertido como se pudiera creer, esta actividad puede ahorrar mucho tiempo más adelante.
Unos de los principales beneficios es que ayudará a la organización a tomar mejores decisiones.
Por lo general este proceso de diseño del sistema lleva de 6 a 12 meses dependiendo de las condiciones del sistema actual y la complejidad del negocio.
Existen 2 enfoques en el diseño del Sistema, ambos pueden ser efectivos dependiendo de la cultura organizacional que se tenga:
- Enfoque Arriba-Abajo: Inicia con el directivo más alto en la organización y su equipo directivo, este equipo de trabajo define los Métricos a nivel Macro de toda la organización.
- Enfoque en la Unidad de Negocios o Nivel Locación: Inicia en una Unidad de Negocios o en una Locación y se utiliza como prototipo para el resto de la organización.
Los 6 pasos recomendados para diseñar su Sistema de Medición de Desempeño Organizacional son:
1. Formar el equipo del proyecto y entrenarlos.
a. Nombra a un líder.
b. Puede ser de 6 a 8 integrantes.
c. Para el entrenamiento se recomiendan sesiones de 2 a 3 días.
2. Preparar documentación guía.
a. Definir la Visión, Misión y Valores organizacionales.
3. Llevar a cabo situaciones de análisis.
a. Investigar fortalezas y debilidades internas y de los mayores competidores.
b. Identificar tendencias que pudieran impactar al negocio en los próximos 5 o 7 años.
4. Definir factores clave de éxito y fundamentos del negocio.
a. No definirlas con un enfoque genérico.
b. Contestar la pregunta: ¿Qué necesitamos en nuestro negocio para diferenciarnos de nuestros competidores directos?
c. Definir los Métricos a nivel Macro de desempeño:
i. Identificar las categorías de los Métricos.
ii. Llevar a cabo una lluvia de ideas en cada categoría.
iii. Acortar Métricos a unos cuantos vitales.
5. Desarrollar un plan de medición.
a. Definir los métodos de recolección de datos.
b. Definir la frecuencia.
c. Definir responsables.
d. Ligar los Métricos a los fundamentos del negocio y a los factores clave de éxito.
6. Diseñar instrumentos y procedimientos de recolección de datos.
a. Verificar los instrumentos y métodos actuales.
b. Definir la estrategia de recolección de datos.
c. Desarrollar formatos de recolección de datos.
El apoyo total, de parte de los líderes, en este tipo de iniciativas a todos los niveles de la organización es esencial para el éxito del mismo.
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