La administración del tiempo en cualquier actividad o proyecto es muy importante para obtener los mejores resultados, recalcando que hoy en día muy pocos líderes o gerentes no tienen la suficiente suerte para no padecer la presión del tiempo en su trabajo, mientras algunas personas escogen trabajar largas jornadas, unos pocos disfrutan siendo “adictos-al-trabajo”.
Sin embargo, el ritmo de vida en las organizaciones modernas significa involucrar más y más al mayor número de gente en el trabajo diario. El incremento en la presión para mayor eficiencia y efectividad durante los 1990s creo un fenómeno llamado “pobreza de tiempo”, teniendo muchos profesionales trabajando al doble con la mitad de los recursos para producir el doble de los resultados de los 1980s.
Los gerentes también son rutinariamente “bombardeados” con cientos de mensajes de correo de voz y correos electrónicos cada semana, así como correo electrónico no solicitado; conforme las compañías se han hecho más pequeñas han disminuido su fuerza laboral provocando más presión sobre el tiempo de sus líderes o gerentes en la mayoría de las organizaciones.
Albert Einstein mencionó al inicio de los 1990s que el tiempo es relativo y no todos utilizan su tiempo o trabajan de la misma manera; sin embargo, como hemos visto, si la gente es puesta bajo presión continua y trabaja por largas jornadas, su habilidad de pensar, tomar decisiones y procesar información declina, y el número de errores se incrementa.
Por lo tanto, como líderes o gerentes, es importante que seamos capaces de administrar nuestro tiempo en el trabajo de manera efectiva lo más posible, mientras que al mismo tiempo no saturemos en demasía a nuestros seguidores.
La administración del tiempo (TM) es una colección de simples pero efectivas técnicas que pueden ayudar a cualquier líder o gerente a usar más efectivamente su tiempo cada día, estas técnicas TM pueden ser implementadas en nueve pasos:
- Paso 1: Ajusta los objetivos. Hay que establecerse metas realistas de vida o de proyectos, hay establecer eventos importantes a lo largo del camino para lograr la misión a largo plazo y las metas a corto plazo. Una simple planeación puede tener efectos motivadores poderosos, ya que ayuda a enfocarse en lo que se invertirá el tiempo así como ayudar en el monitoreo del progreso. Siempre hay que mantener en mente los objetivos principales y metas en mente, y revisarlos y actualizarlos en intervalos regulares. Hay que apuntar a las pequeñas ganancias en lugar de tratar de conquistar el universo en un solo intento.
- Paso 2: Dar una mordida a la vez. Los líderes efectivos deciden tempranamente que tareas necesitan completar y luego asignar los bloques específicos de tiempo para lograrlas. Si pasamos todo nuestro tiempo como “bombero”, no tendremos tiempo para tratar con las partes estratégicas y creativas de nuestro trabajo. Hay que considerar delegar urgencias, pero que no sean importantes. Tratar la carga de trabajo como si se estuviera comiendo un elefante, pero un elefante es muy grande, así que enfocándose en una buena mordida a la vez, gradualmente se consumirá.
- Paso 3: Planea tu día, todos los días. Hay que entrarle a las tareas más difíciles y de mayor consumo de tiempo en la mañana mientras se está físicamente y mentalmente más fresco y alerta. No hay que evitar las tareas más importantes por tratar con trabajos triviales, hay que dejar estas actividades y otras no importantes hasta ya tarde en el día.
- Paso 4: Desechar el correo electrónico no deseado (spam). Un problema mayor para los empleados de cuello-blanco en estos días es la sobrecarga de información, particularmente en la forma de correo electrónico (e-mail) y más el relacionado al e-mail no deseado (spam). Soluciones para esto y el fraude electrónico incluyen, el nunca responder a correos electrónicos que pidan cualquier tipo de información confidencial, cambiar los códigos de acceso en intervalos de tiempo regulares, contar con un software anti-spam, borrar aquellos e-mail que se vean sospechosos o con probabilidades de virus. En lo posible, destinar unos 30 minutos cada día para revisar el correo de voz y el correo electrónico, e ignorarlos en lo posible, por el resto del día de trabajo.
- Paso 5: Derrotar la selva de papel. Existe la creencia de que un escritorio u oficina desordenada refleja una mente desorganizada o desordenada, si esto es verdad o no, es de poca importancia, lo que importa es que las pilas de papel, memorandos y reportes sobre el escritorio generan una sensación de no estar actualizado con el trabajo, y puede que también haga pensar sobre más de un trabajo a la vez. Una oficina desordenada puede también crear una impresión con los clientes y consumidores de que el individuo es desorganizado. Se puede crear un sistema de “entrada” y “salida” para mantener un régimen estricto del papeleo en base regular, también se pueden tener archiveros o cajones para organizar el trabajo urgente, importante y no tan importante, hay que tirar todo aquello que sabemos que no haremos algo con ello.
- Paso 6: Involucrar a las tropas. Si adoptamos el punto de vista de que “Si quiero hacer un trabajo bien hecho, debo hacerlo yo mismo”, puede ser tiempo para iniciar a delegar de manera efectiva. Hay que enfocarse en los métodos y procesos que nuestro grupo de trabajo utiliza para lograr sus metas en el trabajo y hay que reprogramar tareas acorde a estos. En lo más posible, acordar estas metas con el grupo de trabajo, no imponerles y pasar tiempo asegurándose que se entendió plenamente lo que tienen que hacer. El menor número de errores que el grupo de trabajo cometa repercutirá en menos tiempo en ordenar y “apagar fuegos”. Cuando se decida delegar alguna asignación, hay que explicar cuidadosamente lo que se requiere y estar de acuerdo en una fecha de culminación, entonces hay que retirarse y dejarlos trabajar. Hay que darles una cantidad razonable de independencia y dejarlos probar sus habilidades, se pueden descubrir algunos talentos en el proceso. En este contexto hay que recordar tres de las lecciones importantes que hemos aprendido sobre el liderazgo y la administración del personal:
- Los líderes o gerentes no pueden guiar aisladamente.
- El liderazgo y la administración son procesos de dos vías, y primariamente, actividades sociales.
- Si los seguidores se desempeñan bien, el líder o gerente también.
- Paso 7: Crear tiempo de calidad. Hay que crear espacios de tiempo personales o tiempos fuera en la semana laboral para tratar con el trabajo complejo o exigente. Puede ser difícil en algunas ocupaciones u organizaciones, pero es importante tratar de hacer esto. El grupo de trabajo entenderá que el líder o gerente no está disponible, se acostumbraran rápidamente y trabajaran alrededor de ello. Si regularmente se tiene que esperar por el trabajo de otras personas, hay que tomar pequeños trabajos o pequeños artículos relevantes al trabajo para llenar estos espacios de tiempo.
- Paso 8: Tú estás bien (mientras) yo estoy bien. Esto significa que debemos, como buenos ciudadanos corporativos, tratar de ayudar al grupo de trabajo y colegas cuando se necesite, por encima y más allá de los requerimientos formales de nuestros trabajos. Podemos decir “SI” cuando la gente nos pida ayuda, pero debemos tener la fortaleza de decir un firme “NO” a requerimientos realistas que imponen demandas inaceptables sobre nosotros mismos o nuestras familias, sin sentirnos culpables por ello.
- Paso 9: Minimizar el desperdicio de tiempo. ¿Cuánto tiempo se desperdicia con los colegas en juntas improductivas? ¿Cuánto tiempo se desperdicia por falta de planeación y previsión? ¿Cuánto tiempo se desperdicia supervisando a otras personas y su trabajo? Al clarificar las metas y priorizando las tareas laborales (pasos 1 al 5) y creando espacios de tiempo personales (paso 6), el desperdicio de tiempo debe ser grandemente minimizado.
Convertirse en un mejor administrador del tiempo requiere compromiso y disciplina, y puede tomar tiempo considerable para implementar las técnicas mencionadas.
Como se menciona al inicio del tema, lo anterior puede ser utilizado en la administración del tiempo de los proyectos, pero ya en sí, respecto a la administración general de proyectos, hay que usar un enfoque de administración de proyectos desde la planeación de las actividades como el método de ruta crítica (CPM), también, que el equipo de mejora continua necesita establecer el mapa de la secuencia de los eventos planeados, así como determinar cuáles eventos deben ser llevados a cabo en serie o en paralelo, e identificar las ruta crítica; se recomienda un software especializado en la administración de proyectos para esta tarea.
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