En muchas organizaciones se encienden las alarmas cuando se programan reuniones de trabajo. Frecuentemente, los colaboradores las perciben como una pérdida de tiempo. Aunque sería injusto restarles importancia, pero sin dudarlo, hay algunos motivos para tales temores. Peter Drucker, reconocido autor en temas gerenciales, lo expresó con una frase: “Una empresa con demasiadas reuniones es una empresa enferma”.
El llamado síndrome de la “reunionitis” o “juntitis” es un mal expandido por todo el mundo. Un colaborador desperdicia horas valiosas diariamente, semanalmente, mensualmente o anualmente en reuniones ineficaces.
He aquí algunos antecedentes importantes sobre las reuniones en las organizaciones en relación a (Patrick Lencioni, 2004)*:
- La frecuencia, cada día se celebran más de 11 millones de reuniones de negocios en los Estados Unidos.
- El Costo, una reunión productiva de altos directivos cuesta miles de dólares por hora; reuniones improductivas cuestan más.
- El tiempo invertido, los gerentes dedican entre el 30 y el 70 por ciento de su tiempo en reuniones,
- La asistencia, la mayoría de los profesionales asisten alrededor de 62 reuniones/mes, con el mayor del 50% de estos percibidos como una pérdida de tiempo,
- Algunas acciones relacionadas, una empresa exitosa prohibió las reuniones entre 9 a.m. y 4 p.m.; otros tienen un “día libre de reuniones” cada semana; otros tienen reuniones de pie (no se sientan), entre otras.
Los 7 contenidos clave de las reuniones efectivas son:
- Propósito y Metas: Se establecen de antemano el propósito y las metas.
- Asistentes: Asisten las personas apropiadas.
- Agenda: Se prepara y distribuye la agenda (con tiempos) con anticipación.
- Información y Participación: Se distribuye con anticipación la información sobre antecedentes; se hacen asignaciones participativas.
- Gestión: La reunión se gestiona activamente.
- Conclusiones: La reunión termina con conclusiones, incluyendo acciones y asignaciones.
- Minutas: Las minutas obtenidas son distribuidas prontamente.
Muchos consideran que las reuniones son “vampiros del tiempo”. Reducen la productividad y absorben la energía de los colaboradores; a la larga, mantener y llevar a cabo las reuniones se convierte en un trabajo.
En toda organización se necesitan momentos de contacto para intercambiar y discutir ideas, problemas y soluciones, pero el equilibrio se rompe cuando se convocan reuniones para todo.
*Patrick Lencioni (2004), Death by meeting – A Leadership Fable, Wiley & Sons, Incorporated.
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